Per poter verificare l’efficacia e la produttività di azioni e persone nelle aziende sono necessari degli indicatori. Ne esistono di molti tipi e specifici per ogni tipo di azienda. Questi sono i KPI, acronimo inglese di Key Performance Indicators, ossia gli indicatori chiave di prestazione usati dalle aziende per misurare obiettivamente il rendimento dei propri processi. Sai di cosa stiamo parlando? Non temere, nel blog di oggi spieghiamo come funzionano i kpi, specialmente quelli delle prestazioni logistiche aziendali. Specializzati anche tu con il Master in Ottimizzazione della Catena Logistica.
Indice dei contenuti
Kpi nell’ambito aziendale
I kpi sono un insieme di misure quantificabili (metriche) che un’azienda utilizza per valutare le proprie prestazioni nel tempo. Sono dunque informazioni che devono essere: obiettive, critiche, sintetiche, significative e prioritarie, per permettere di misurare l’andamento aziendale nei suoi più svariati aspetti. Vediamo perché devono compiere queste caratteristiche:
- obiettive: essendo metriche di prestazione non possono dipendere da opinioni, ma solo da dati specifici riscontrabili;
- critiche: perché sulla loro base si prendono decisioni importanti sul funzionamento;
- sintetiche: in quanto espresse da variabili semplici o composte;
- significative: rappresentano i fenomeni aziendali a cui fanno riferimento;
- prioritarie: poiché indispensabili per la pianificazione e il controllo a tutti i livelli dell’azienda.
Come dicevamo, se la variazione di un kpi non è abbastanza importante come per far cambiare qualche processo nell’azienda, significa che è inutile misurarlo. Questi consentono di valutare l’andamento aziendale in quanto sono rappresentate da variabili quantitative o qualitative comunque confrontabili.
Bisogna tener presente che le performance aziendali sono numerose e varie. Alcune hanno carattere generale e quindi sono riscontrabili in tutti i processi (costo, tempo, qualità e valore). Altre invece sono tipiche di processi specifici (produttività, versatilità e flessibilità nell’ambito dei processi logistici). La valutazione quantitativa di attività e processi aziendali richiede la definizione di un sistema di indicatori che permetta di rappresentare la capacità dell’azienda di raggiungere i propri obiettivi di breve, medio e lungo termine. Si tratta di un sistema in grado di sottolineare la capacità dell’azienda di adattarsi ai cambiamenti dell’ambiente esterno, spesso (o sempre) imprevedibile.
Kpi della prestazione logistica
I KPI logistici consentono di misurare le prestazioni di un’ampia gamma di processi: ricevimento merci, operazioni di stoccaggio, l’efficienza e la qualità delle attività di picking, gestione delle scorte, spedizioni, consegne, trasporto e gestione dei resi. Lo scopo finale dell’utilizzo di KPI nella logistica è migliorare la produttività, ottimizzare i costi e aumentare la qualità del servizio.
Nella prestazione logistica ci sono tre aree che bisogna seguire specialmente:
- Scorte o Approvvigionamento
- Magazzino
- Trasporti
Ognuna di queste aree è legata alle altre, ma allo stesso tempo funzionano con dei processi diversi.
Scorte
Qui ci si occupa dell’approvvigionamento delle scorte o materie prime di produzione, ossia di sosta e trasferimento dei materiali. I principali processi sono:
- Pianificazione dell’approvvigionamento: la compra dei materiali ai fornitori in base alla domanda all’interno degli altri processi logistici. In questo processo vengono emessi gli ordini di acquisto, di conto lavoro, di produzione o di trasferimento tra depositi.
- Previsione della domanda: si prendono gli ordini dei clienti e con essi si realizza una previsione per i periodi successivi, valutando anche l’evadibilità degli stessi.
- Pianificazione del livello di materiali: qui si calcolano parametri di gestione come la scorta minima, il punto di riordino, il lotto economico, ecc.
I Kpi più comuni in quest’area sono:
- indica di rotazione: spedizione / giacenza media;
- puntualità del fornitore: ordini consegnati puntuali / ordini consegnati totali;
- obsolescenza: valore magazzino obsoleto / valore magazzino;
- overstock: valore magazzino. in surplus / valore magazzino;
- evadibilità ordini: numero di ordini evadibili / numero totale di ordini ricevuti;
- lead time: lead time effettivo / lead time previsto.
Magazzino
Ogni processo logistico è solitamente legato a un magazzino, per cui è importante valutare il rendimento anche questo tipo di processo. Qui ci si occupa di gestire la sosta dei materiali e renderla il più efficiente possibile. I processi che si trovano solitamente sono:
- Ricevimento: in questa fase avviene lo scarico del mezzo di trasporto, il riconoscimento delle unità di carico con il documento di trasporto, il deposito del materiale in una apposita area, l’inserimento dei dati nel sistema informativo, il controllo dei materiali e lo smistamento.
- Stoccaggio: come viene conservato il materiale. Si tratta di posizionare i materiali nelle loro ubicazioni corrette, sia dopo il ricevimento sia a seguito di una riorganizzazione.
- Prelievo: ovvero quando si preleva il materiale per essere trasferito. Vengono definiti i prelievi da effettuare, vengono prelevati i materiali, identificati, controllati e smistati nelle varie destinazioni.
- Spedizione: si prepara il materiale per essere spedito. Formare le unità di spedizione, predisporre la documentazione necessaria e disporre le unità di spedizione nella apposita area in attesa che il materiale venga trasferito.
- Inventario: contare le giacenze fiscali con quelle fisiche per verificare se ci sono differenze. Può essere un’attività continua o periodica, dipendendo dalle esigenze.
Gli indicatori più usati sono:
- tasso di occupazione del magazzino: spazio occupato / spazio totale;
- saturazione superficiale o volumetrica: superficie (o volume) occupata / superficie (o volume) totale;
- produttività: numero righe evase / giorno;
- accuratezza inventario: numero codici errati / numero codici totali;
- movimentazione in entrata o uscita: numero righe entrate (o uscite) / movimenti totali giorno;
- affidabilità delle consegne: numero spedizioni errate / numero spedizioni totali;
- puntualità della consegna: ordini consegnati puntuali / ordini consegnati totali.
Trasporti
Non può mancare nel mondo logistico il calcolo di quegli indicatori che analizzano la mobilizzazione delle merci. Ci si occupa di gestire i trasferimenti di materiali tra i vari nodi, in modo particolare tra i nodi di proprietà dell’azienda e del trasferimento dei materiali verso i nodi periferici o clienti. Si inglobano due processi:
- Gestione della distribuzione: la gestione della spedizione dei materiali verso i vari nodi. Viene definito il piano di spedizione, prenotati i ritiri e predisposta la documentazione necessaria.
- Gestione dei vettori: ossia la gestione dei mezzi interni o esterni. Comprende gli accordi con i fornitori esterni per le spedizioni gestite in outsourcing, invece per le spedizioni gestite in proprio vengono effettuate tutte le operazioni necessarie alla gestione della flotta di automezzi.
I principali kpi per l’ambito del trasporto sono:
- puntualità del ritiro o consegna: ritiri (o consegne) puntuali / ritiri (o consegne) totali;
- accuratezza della consegna: consegne errate / consegne totali;
- costo per km: costo trasporto / km percorsi;
- volume medio: volume trasportato / numero spedizioni.