La figura dell’event manager e le sue competenze

Se hai mai sentito parlare di event manager sicuro ti sei chiesto esattamente di cosa si tratta. Bene, in questo blog scopriremo più al dettaglio la figura dell’event manager e le sue competenze principali. Questo lavoro consiste principalmente in organizzare eventi. Inoltre, è molto importante monitorare questi eventi mentre si svolgono. Cioè, bisogna controllare tutti i dettagli possibili. A partire dal design delle decorazioni fino alla gestione, comunicazione e pubblicizzazione dell’evento. Anche se non sembra, l’event manager è una professione che esiste da tantissimi anni ma che si è standardizzata solo di recente. Infatti, fin dall’antichità la gente si riunisce in eventi. Partendo dai vichinghi che si incontravano in banchetti enormi, fino alle attuali riunioni politiche o semplicemente i matrimoni. C’è sempre qualcuno dietro che li organizza.

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Il profilo dell’event manager

Organizzare un evento non è per nulla un compito semplice. Non solo bisogna raffigurare un’immagine concreta per ogni evento, ma bisogna anche investirci economicamente. Quindi, deve esserci una persona responsabile e con delle qualità concrete affinché esca tutto nel verso giusto. Se non si riesce ad ottimizzare il tempo e le risorse nel modo giusto l’evento non andrà a buon fine.

Questo profilo lavorativo non si basa solo su caratteristiche innate, ma si possono acquisire anche tramite una formazione professionale. Se ti stai chiedendo come dev’essere un event manager, continua a leggere! Di seguito spiegheremo le principali caratteristiche di un organizzatore di eventi.

Caratteristiche principali

Una persona che si specializza nell’ambito dell’organizzazione di eventi è un event manager. Ma non solo deve avere delle capacità organizzative. Deve anche avere delle caratteristiche principali per svolgere al meglio il proprio lavoro:

• Una personalità creativa. Non solo deve trattare delle aree molto varie, come musica, gastronomia, decorazione, ecc. Ma è fondamentale poter avere una buona immaginazione per poter affrontare qualsiasi tipo d’imprevisto.
• È sociale e trova piacere nel fare il proprio lavoro. È imprescindibile avere una capacità di comunicazione interpersonale sopra la norma.
• Per approfittare al massimo ogni risorsa per migliorare l’efficacia e l’efficienza di queste, deve avere una ottima capacità strategica.
• Deve sapere come lavorare di squadra ed essere un leader dentro il gruppo.
• Ha la necessità di prendere decisioni con sicurezza e determinazione perché lavora con poco margine di errore.
• Infine, è organizzato e responsabile. È capace di gestire più cose alla volta, di avere tutto sotto controllo e di stabilire priorità con rapidità.

Come differenziarsi nella professione dell’event manager

Analogamente, i migliori organizzatori di eventi sono persone molto vivaci che hanno la capacità di lavorare durante varie ore e con grande quantità di stress, soprattutto e fondamentalmente, durante la durata dell’evento. D’altra parte devono servirsi e padroneggiare le nuove tecnologie. Non solo per lo spettacolo o l’evento in sé, ma anche per la metodologia di organizzazione.

Sono anche grandi gestori del tempo, sanno mantenere la calma e la compostezza e per la maggior parte delle volte conoscono più di una lingua. Ovviamente, l’inglese è fondamentale. Sono multidisciplinari e molto creativi, con una grande capacità di variare l’assortimento in base al tipo di evento.

In cosa consiste il lavoro di event manager

Si può pensare qualsiasi cosa su come funziona il lavoro di event manager, ma sicuramente si percepisce che non è un’attività monotono o noioso. Sopratutto durante l’evento stesso; dove si controlla e si coordinano tutti lavoratori e l’evento, in modo tale che tutto vada correttamente. Quindi, grosso modo, è un lavoro dove si coordina, gestisce e monitora tutti gli ambiti, anche molto diversi, di un qualsiasi tipo di evento. Si può lavorare come freelance o essere l’incaricato o incaricata dell’organizzazione di tutti gli eventi di un azienda. L’importante, è creare un esperienza che si possa ricordare a lungo.

Competenze principali

Indipendentemente dal tipo di evento, esiste un procedimento che segue sempre le stesse linee guida, anche se può essere più o meno complicato in base all’occasione:

• Pianificazione. Sempre e comunque in base al cliente, si scegliere luogo, la data, l’orario, la decorazione, il catering e tutto il contenuto dell’evento. È sempre meglio utilizzare uno strumento informatico per poter pianificare al meglio tutti i dettagli.
• Creazione di un piano comunicativo. Ha l’obbiettivo chiaro e preciso di informare la gente e richiamare la sua attenzione affinché si interessino nell’evento. Si può utilizzare qualsiasi tipo di canale comunicativo, basta che il messaggio sia conciso.
• Coordinazione di squadre e professionisti. È imprescindibile poter organizzare al massimo tutte le risorse umane a disposizione per ottimizzare il tempo e lo sforzo di tutti i componenti della squadra.
• Gestione delle risorse materiali. Bisogna avere sotto controllo le istallazioni, la tecnologia, il cibo e qualsiasi altro tipo di risorsa necessaria affinché si possa gestire al meglio anche le risorse economiche a disposizione.
• Monitoraggio dal vivo. È il momento più decisivo di tutto il progetto. Dove ogni cosa deve aver e il proprio spazio e la propria tempistica perfetta per creare delle esperienze dettagliate e più adatte per ogni instante ed evento.
• Valutazione e presentazione del risultato. Dopo aver svolto tutto l’evento la cosa più importante e saper valutare le decisioni prese e gli errori, dove e come si può migliore e i punti forti. A fin dei conti l’unico modo per migliorare è essere critici con se stessi.