Oggi, l’organizzazione di eventi ottiene il riconoscimento professionale che merita. Anni fa, il pubblico la percepiva come qualcosa di banale e superficiale. Tuttavia, la comprovata importanza degli eventi aziendali per l’immagine dei brand ha inserito questo settore della comunicazione in tutte le strategie di marketing delle grandi aziende. Di conseguenza, sono emersi nuovi profili professionali, tra cui quello dell’organizzatore di eventi o event planner. Esaminiamo quindi le funzioni di questo professionista e le competenze richieste per un profilo specializzato.
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Indice dei contenuti
Cosa fa un organizzatore di eventi?
Il profilo dell’organizzatore di eventi si è evoluto da semplice coordinatore di feste a professionista specializzato nel campo delle relazioni pubbliche. Questo ruolo va oltre l’organizzazione di eventi privati. Aziende e istituzioni di ogni tipo affidano ai professionisti della pianificazione la gestione dei loro eventi aziendali, festivi o persino benefici.
Le responsabilità di questo esperto della comunicazione coprono le fasi precedenti, durante e, se necessario, successive all’evento. Vediamo quindi quali sono i suoi compiti principali.
Pianificare l’evento
La fase iniziale prevede la progettazione dell’evento. L’organizzatore analizza le opzioni disponibili per scegliere la location, la decorazione e il catering più adatti. Inoltre, seleziona i fornitori con cui collaborare, il personale coinvolto e gli eventuali artisti o attori partecipanti. Durante questa fase, si definisce anche l’elenco degli invitati, dei relatori e degli ospiti speciali.
Un altro aspetto fondamentale è la creazione di un programma dettagliato, che include sia i preparativi nei giorni precedenti che il giorno dell’evento. Questo processo consente di mantenere il massimo controllo ed evitare imprevisti che possano compromettere lo svolgimento dell’evento.
Creare un piano di comunicazione specifico
Essendo uno strumento di marketing e comunicazione aziendale, l’evento deve avere un piano di comunicazione ben strutturato. L’organizzatore si occupa di elaborarlo per promuovere l’evento, informare tutti i partecipanti e gestire l’impatto mediatico prima e durante l’evento.
Se necessario, il piano può includere anche la gestione di sponsor o partner. L’obiettivo è garantire un coordinamento efficace della comunicazione sia interna che esterna.
Coordinare e dirigere il personale coinvolto
Un evento di questa portata coinvolge molte persone. L’organizzatore ha il compito di guidare, coordinare e dirigere tutto il personale, dai fornitori agli ospiti e agli anfitrioni, senza dimenticare i collaboratori.
Si tratta di una mansione complessa che richiede eccellenti capacità di leadership, poiché è necessario gestire diversi gruppi con ruoli differenti. Un’ottima coordinazione garantisce il successo dell’evento.
Gestire le risorse disponibili
Durante la fase di pianificazione, l’organizzatore deve valutare attentamente le risorse a disposizione, siano esse economiche, umane, tecnologiche o creative. Sulla base di un’analisi realistica, pianifica le azioni e gli elementi che comporranno l’evento.
È essenziale rimanere nei limiti delle risorse disponibili per evitare di creare un evento sproporzionato o privo di margine per eventuali imprevisti.
Supervisionare la preparazione e l’esecuzione dell’evento
Una volta definito ogni dettaglio, l’organizzatore deve monitorare lo sviluppo dei preparativi. Questa fase è cruciale per individuare eventuali problemi e risolverli in tempo.
Il giorno dell’evento, il suo compito principale è supervisionare che tutto si svolga come previsto e dirigere il team affinché ognuno svolga il proprio ruolo in modo efficiente e puntuale.
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Competenze per diventare un event planner
Abbiamo già visto che organizzare eventi non è un compito semplice. Questo professionista deve gestire molteplici attività che richiedono competenze specifiche, non alla portata di tutti. Ecco le più essenziali:
Capacità organizzative e di leadership
Come abbiamo analizzato nelle funzioni, l’organizzatore di eventi è come un direttore d’orchestra. Deve essere in grado di pianificare, programmare e gestire ogni dettaglio dell’evento, dalla logistica al catering, dalla decorazione alla gestione dei fornitori.
Inoltre, deve coordinare diversi team con ruoli distinti: fornitori, staff, ospiti, collaboratori, relatori e molti altri. Le competenze direttive sono fondamentali affinché ogni persona coinvolta conosca il proprio ruolo e le tempistiche per svolgerlo. Un coordinamento efficace del personale assicura il successo dell’evento.
Abilità comunicative e di negoziazione
L’event planner è prima di tutto un esperto di pubbliche relazioni. La sua professione si basa su eccellenti capacità comunicative: deve saper trasmettere ordini e idee con chiarezza e ascoltare le esigenze del team. Oltre a comunicare, deve essere un abile negoziatore. È fondamentale trovare il miglior compromesso tra le risorse disponibili e i costi, sia con i clienti che con i fornitori, per ottimizzare il budget senza rinunciare alla qualità.
Creatività
Una caratteristica che distingue questi professionisti è la loro capacità creativa. Gli eventi di successo sono memorabili e, per questo, creatività e innovazione sono essenziali. Uno degli obiettivi dell’organizzazione di eventi è sorprendere gli ospiti, generando in loro un senso di soddisfazione per aver partecipato. Questo sentimento rende l’evento memorabile e lo imprime nella mente dei partecipanti come un’esperienza indimenticabile.
La creatività può esprimersi in ogni aspetto dell’evento: decorazione, catering, spettacoli, location e molto altro. Un event planner professionista cerca sempre di far risaltare l’evento, affinché venga ricordato da tutti.
Versatilità
Questa capacità si collega strettamente alla creatività. L’event planner deve essere versatile, capace di adattarsi a qualsiasi situazione e alle risorse disponibili. Deve anche essere pronto a risolvere imprevisti in modo rapido ed efficace. Gestire molte persone e aspetti diversi richiede una grande flessibilità. La versatilità è quindi essenziale per affrontare le sfide, mantenere il controllo e raggiungere gli obiettivi prefissati.