La gestione di un progetto non è affatto semplice. Per questo motivo strutturarlo correttamente fin dall’inizio facilita molto questo compito. Il diagramma di Gantt (o Gantt di progetto) è uno strumento fondamentale per il project management. Nell’articolo di oggi scopriremo di che si tratta e come funziona, che vantaggi e svantaggi presenta, oltre a come creare uno per la gestione del nostro progetto, sia esso aziendale o personale. Ricorda che se ti appassiona la gestione di progetti ed eventi, con Esneca business school puoi studiare il Master in Organizzazione di Matrimoni: Wedding Planner e Gestione di Eventi.
Indice dei contenuti
Che cos’è un Diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt è uno strumento molto versatile per rappresentare e tracciare le tempistiche e l’avanzamento di un progetto in modo molto visuale. Come indicavamo, si presta a rappresentare ogni tipologia di progetto indipendentemente dalle sue dimensioni, impatto e importanza, sia aziendale che personale.
Questo diagramma è costruito partendo da un asse orizzontale (X), come rappresentazione dell’arco temporale totale del progetto suddiviso in fasi incrementali (giorni, settimane, mesi), e da un asse verticale (Y), che rappresenta le mansioni o attività che costituiscono il progetto. La natura grafica di questa rappresentazione permette di capire facilmente il flusso del lavoro da svolgere in un progetto.
Come realizzarlo?
Di fronte alla gestione di un nuovo progetto, la prima cosa importante da fare è strutturare questo progetto. Come si fa? Si utilizza la WBS, anche definita come “scomposizione strutturata del progetto”, per cercare di rendere più comprensibili tutte le fasi di un progetto.
Dopo aver strutturato il progetto, arriva il momento di determinare e assegnare i compiti e definire le tempistiche di realizzazione. Per costruire il Gantt di progetto è necessario svolgere i seguenti passaggi:
- Stimare l’effort di ogni attività in termini di ore/persona necessarie al suo completamento.
- Definire le risorse che svolgeranno ogni attività.
- Calcolare la durata effettiva di ogni attività ripartendo le ore/persona sulle risorse assegnate.
- Considerare i vincoli presenti (i tempi, i costi e l’ambito).
- Definire le sequenze tra un’attività e l’altra, le dipendenze ed i livelli di parallelismo.
- Collocare tali sequenze in un calendario dei lavori in modo da assegnare precise date di inizio e fine a ogni attività e calcolare la durata del progetto nel suo complesso.
Un diagramma di Gantt permette dunque la rappresentazione grafica di un calendario di attività, utile al fine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche attività in un progetto dando una chiara illustrazione dello stato d’avanzamento del progetto rappresentato.
Componenti di un diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt presenta diversi componenti, che solitamente sono:
- Date di inizio e fine progetto globale.
- Attività e sotto-attività, in modo da non dimenticare nulla.
- Tempistiche previste per ogni sotto-attività.
- Sequenza dello svolgimento delle sotto-attività, poiché alcune devono svolgersi necessariamente dopo la finalizzazione di un’altra.
- Progresso del progetto globale.
Vantaggi e svantaggi
Usare un diagramma di Gantt nel processo di project management offre dei vantaggi interessanti:
- Chiarezza: suddivide più attività e timeline in un’unica visione globale semplificata. È uno strumento che permette di vedere la globalità del progetto in modo semplice e chiaro.
- Comunicazione visiva: grazie al diagramma, tutti i partecipanti al progetto possono essere aggiornati sullo stato di avanzamento ed avere una visione chiara dell’insieme, permettendo eliminare così riunioni non necessarie.
- Approfondimenti sulle prestazioni: i partecipanti del team di lavoro possono comprendere meglio le loro prestazioni complessive ed essere più coscienti delle dipendenze tra i compiti. Così avranno una migliore consapevolezza dell’impatto dei ritardi sul progetto.
- Miglioramento della gestione del tempo: il diagramma di Gantt aiuta a impostare tempi realistici. Le barre sul grafico indicano entro quale intervallo di tempo deve essere completato un determinato compito, permettendo un’organizzazione efficiente.
- Flessibilità: la panoramica globale del progetto permette di adattarsi a cambi inattesi a livello di attività, persone o tempi.
Ovviamente, oltre ad apportare dei vantaggi, un diagramma di Gantt presenta anche dei svantaggi:
- Linearità: come abbiamo indicato, questo strumento di project management si basa nella mappatura lineare dell’intero progetto. Questo implica che l’obiettivo finale e tutti i passi da seguire deve essere stabilito fin dall’inizio del progetto, cosa non sempre semplice e a volte dipende da persone esterne alla gestione.
- Complessità: se il progetto da gestire è molto complesso, la realizzazione del diagramma può implicare moltissime singole attività o membri del team. Per cui è fondamentale distribuire correttamente i compiti e le responsabilità, comprese nella stessa gestione del progetto globale.
- Adattabilità: è fondamentale che il project manager responsabile aggiorni costantemente il diagramma in funzione dei cambiamenti, attesi o no, che si possono trovare nel percorso.
Esempio di diagramma di Gantt
Dobbiamo affrontare un nuovo progetto, per cui, come abbiamo indicato, realizzeremo innanzitutto la WBS di questo progetto:
Ora vediamo come sarebbe il diagramma di Gantt con le attività e sotto-attività indicate nella figura:
In questo caso abbiamo stabilito quando si inizierà e si finirà il progetto, come ogni fase va suddivisa e in che modo. Così tutti i partecipanti al progetto possono avere un’idea più chiara del progetto, anche se è possibile che solo realizzino una sotto-attività di tutte quelle previste. Questo metodo crea anche motivazione e senso di appartenenza nelle aziende, perché tutti i membri del team di lavoro possono vedere in modo semplice l’importanza del proprio lavoro.