Quando si affronta un nuovo progetto, la parte iniziale e fondamentale è quella di strutturarlo correttamente. Per definire l’ambito di un progetto, il metodo più efficace è identificarne le modalità di produzione tramite la creazione di una struttura analitica denominata WBS, ossia Work Breakdown Structure. Nel post di oggi vedremo questa tecnica in dettaglio, per poter affrontare correttamente l’organizzazione del lavoro. Questa tecnica si utilizza principalmente nell’ambito lavorativo, ma è utile in qualsiasi ambito. Se ti interessa questo argomento, ricorda che con Esneca Business School puoi formarti come Coordinatore di Educatori d’Ozio Creativo e Tempo Libero + Master in Coaching Infantile e Giovanile.
Indice dei contenuti
Cos’è una WBS
La WBS di un progetto è una rappresentazione gerarchica “ad albero” che rappresenta visualmente la scomposizione del lavoro da svolgere per costruire appunto i “deliverable” di progetto. Per questo è un documento molto importante perché ha come obiettivo il formalizzare ciò che resterà nell’ambito del progetto e ciò che ne resterà fuori.
In altre parole, si utilizza la WBS, anche definita come “scomposizione strutturata del progetto“, per cercare di rendere più comprensibili tutte le fasi di un progetto: si tratta di una metodologia messa a punto negli Stati Uniti, utile a strutturare e definire chiaramente tutte le attività di un progetto. Vediamo un esempio di scomposizione strutturata:
La WBS è, dunque, uno strumento utilizzato per la scomposizione analitica in parti elementari con lo scopo di organizzare il lavoro in elementi più facilmente gestibili e rendere meno complessa la comprensione del progetto, in modo da comunicare a tutti i soggetti coinvolti le fasi e le attività da svolgere per il raggiungimento di un obiettivo.
Word Package
Ogni elemento o macro attività della WBS è definito Work Breakdown Element (WBE). Al livello più basso della WBS, ovvero all’ultimo livello di scomposizione, si identificano i Work Package definiti “pacchetti di lavoro”. In essi vengono indicate tutte le istruzioni da svolgere per il raggiungimento di una determinata attività e compito.
È importante che ogni Work Package sia descritto in modo chiaro e conciso e differenziato dagli altri. Deve descrivere in modo univoco il singolo lavoro da svolgere e prevedere anche l’attribuzione a un solo responsabile. Grazie al pacchetto di lavoro è possibile individuare:
- tutte le attività da svolgere;
- gli input necessari per effettuare il lavoro e raggiungere gli obiettivi;
- la descrizione dei risultati attesi;
- le risorse necessarie identificate
- le date di inizio e fine di ogni compito o lavoro;
- gli output del lavoro o “deliverable”;
- le responsabilità del compito
Regole di una creazione corretta
Come ogni tipo di suddivisione del lavoro, è necessario seguire delle regole. Innanzitutto è necessario conoscere a priori gli obiettivi da perseguire, già in una fase preliminare. Senza una corretta pianificazione a monte risulterebbe complicato riuscire a definire le singole attività da svolgere. È anche consigliabile che la scomposizione del progetto venga seguita definendo a priori il livello di disaggregazione da scegliere:
- fasi, ossia in base alle varie fasi che portano alla realizzazione di un obiettivo;
- tempo, una differenziazione temporale nello svolgimento del progetto può portare distinguere le opere eseguite in fasi differenti del progetto;
- processi, ovvero in base ai processi che portano alla realizzazione degli output del lavoro;
- localizzazione, cioè in base al luogo di realizzazione.
Regola del 100%
Una delle regole fondamentali che sta alla base della creazione della WBS è la regola del 100% che afferma che deve includere il 100% del lavoro definito dal progetto e tutto il necessario alla sua realizzazione, compresa la gestione del progetto stesso. Applicare la regola del 100% significa considerare che il progetto “padre” forma un tutto unico, contenente tutti i suoi “figli”. L’insieme di Work Package deve comunque mostrare l’integralità del lavoro necessario per il livello superiore, come possiamo vedere di seguito.
Precisione nella scomposizione
Esistono difficoltà a determinare quale livello di specificità applicare alla WBS. Può aiutare tenere presente il seguente principio di base: ogni unità deve essere associata ad una stima del carico di lavoro, del costo e delle risorse necessarie per completarla. Questa regola aiuterà nell’accuratezza: se una consegna è quantificabile con un alto grado di precisione, non richiede, a priori, ulteriori ramificazioni.
Asimmetria
Non è necessario che la suddivisione dei compiti sia simmetrica, ovvero non deve avere necessariamente lo stesso numero di livelli perché la specificità della suddivisione si ferma non appena l’unità più bassa è sufficientemente quantificabile.
Risultati invece di azioni
Il modo migliore per comprendere il progetto è quello di guardarlo in termini di risultati e non in termini di elementi organizzativi o funzionali. In altre parole, la raccomandazione è definire le varie unità in termini di risultati e non in termini di azioni da intraprendere per realizzarli. In questo modo, si guadagna nella flessibilità nel processo di esecuzione di ogni compito.
È sconsigliabile e considerato controproducente pianificare un progetto prima di progettare una WBS appropriata. Senza concentrarsi sui risultati del progetto, è molto difficile seguire la regola del 100% a ogni livello della gerarchia della stessa. Non è possibile recuperare una WBS con definizioni improprie senza rifarla dal principio, per cui vale sempre la pena di completarla prima di iniziare qualunque altra pianificazione.